IA privée

L’IA privée pour M-Files : trouvez plus vite les bonnes informations, sans compromis sur la sécurité

Vos collaborateurs passent encore trop de temps à chercher une information dans des contrats, procédures, dossiers clients, factures, rapports ou documents internes ?
Avec les solutions IA pour M-Files déployées par Sanjco, vos équipes peuvent interroger vos données en langage naturel et obtenir rapidement des réponses fiables, contextualisées et directement issues de votre patrimoine documentaire.

Notre approche combine la puissance de l’intelligence artificielle, l’organisation documentaire de M-Files et une exigence forte en matière de confidentialité : vos données restent protégées, maîtrisées et hébergées en Suisse.

Une IA conçue pour vos documents M-Files

L’intelligence artificielle devient réellement utile lorsqu’elle est connectée aux bonnes données, dans le bon contexte, avec les bons droits d’accès.
C’est précisément l’intérêt d’une IA intégrée à M-Files : elle ne travaille pas sur des données génériques, mais sur vos propres documents, vos métadonnées, vos processus et votre organisation documentaire.

Sanjco met en place des solutions IA capables de rechercher à la fois :

• dans les métadonnées M-Files : client, type de document, statut, date, projet, contrat, fournisseur, version, responsable ;

• directement dans le contenu des documents : texte, clauses, procédures, descriptions, historiques, annexes ou informations métier ;

• dans plusieurs formats de fichiers, afin d’exploiter plus efficacement l’ensemble de votre base documentaire.

Résultat : vos utilisateurs ne se limitent plus à une recherche par mot-clé. Ils peuvent poser une question métier, même approximative, et obtenir une réponse plus pertinente, plus rapide et mieux contextualisée.

Des réponses fiables, ancrées dans vos données

Les premières expérimentations avec l’IA ont parfois déçu les entreprises, notamment à cause de réponses imprécises, déconnectées du contexte ou difficiles à vérifier.
Notre approche est différente : l’IA est reliée à vos données organisées dans M-Files et s’appuie sur une base documentaire structurée.

Elle peut aider vos équipes à :

• retrouver rapidement une information précise ;

• résumer des documents longs ou complexes ;

• comprendre le contenu d’un dossier sans devoir ouvrir chaque fichier ;

• identifier les documents pertinents selon leur contexte ;

• exploiter les métadonnées et le contenu pour fournir des réponses plus utiles ;

• accélérer la consultation de gros volumes de documents ;

• réduire les tâches manuelles de recherche, lecture et tri.

L’objectif n’est pas de remplacer l’expertise de vos collaborateurs, mais de leur donner un assistant fiable pour accéder plus vite à la bonne information.

Une IA privée, sécurisée et conforme

La confidentialité est au cœur de notre solution. Les données de votre entreprise ne doivent pas devenir publiques, être réutilisées à l’extérieur ou sortir d’un environnement non maîtrisé.

Avec Sanjco, vos solutions IA pour M-Files reposent sur une approche sécurisée :

• 100% des données sont hébergées et traitées en Suisse ;

• aucune donnée n’est rendue publique ;

• la solution est conçue pour respecter les normes locales LPD / RGPD ;

• les droits d’accès M-Files sont respectés utilisateur par utilisateur ;

• chaque collaborateur ne peut interroger que les documents auxquels il a déjà accès ;

• les informations confidentielles restent dans un environnement contrôlé.

Cette approche permet d’utiliser l’IA dans un cadre professionnel robuste, conforme et adapté aux exigences des entreprises suisses.

Une recherche documentaire plus intelligente

Dans beaucoup d’organisations, l’information est dispersée, dupliquée ou difficile à retrouver. Les documents sont parfois stockés dans plusieurs référentiels, avec des versions différentes, des statuts variables et un contexte difficile à comprendre sans lecture approfondie.

M-Files apporte une logique structurée grâce aux métadonnées, aux versions, aux vues, aux workflows et à la gestion documentaire. L’IA vient renforcer cette organisation en permettant une interaction plus naturelle avec l’information.

Vos collaborateurs peuvent par exemple demander :

• « Quel est le dernier contrat signé avec ce client ? »

• « Résume-moi les points importants de cette procédure. »

• « Quels documents mentionnent cette clause ? »

• « Quels dossiers sont liés à ce fournisseur ? »

• « Quelle est la version validée de ce document ? »

• « Quelles informations critiques ressortent de ce dossier ? »

La recherche devient plus simple, plus rapide et plus proche du langage métier utilisé au quotidien.

Des gains concrets pour vos équipes

Une IA bien intégrée dans M-Files permet de transformer la gestion documentaire en véritable levier de productivité.

Vos équipes gagnent en efficacité grâce à :

• moins de temps perdu à chercher des documents ;

• moins de lecture manuelle sur des dossiers volumineux ;

• une meilleure exploitation des informations existantes ;

• une réduction des doublons et des erreurs de version ;

• des réponses plus rapides aux demandes internes ou clients ;

• une meilleure adoption des outils documentaires ;

• une base de connaissance mieux organisée et mieux utilisée.

L’IA aide également à automatiser certaines tâches à faible valeur ajoutée, comme la classification, l’extraction de contexte, la synthèse ou la mise en évidence des informations importantes.

Un déploiement maîtrisé, orienté cas d’usage

Chez Sanjco, nous privilégions une approche pragmatique. Une solution IA doit répondre à des besoins concrets, mesurables et utiles pour vos utilisateurs.

Nous vous accompagnons dans toutes les étapes :

• Identifier les cas d’usage les plus pertinents
  Nous analysons vos processus documentaires, vos volumes de données, vos contraintes de sécurité et les besoins de vos équipes.

• Cadrer le périmètre IA
  Nous définissons les données concernées, les droits d’accès, les objectifs fonctionnels et les risques à maîtriser.

• Connecter l’IA à M-Files
  Nous mettons en place l’intégration nécessaire pour exploiter vos métadonnées et le contenu de vos documents.

• Tester sur un pilote concret
  Nous lançons un cas d’usage réel afin de valider la pertinence des réponses, la qualité des résultats et l’adoption par les utilisateurs.

• Déployer progressivement
  Une fois le pilote validé, la solution peut être étendue à d’autres équipes, processus ou domaines documentaires.

Cette méthode permet d’avancer rapidement, sans bouleverser votre organisation, tout en gardant une maîtrise complète du projet.

Une solution robuste avec coûts maîtrisés

La performance d’une solution IA ne se limite pas à la qualité des réponses. Elle doit aussi être fiable, stable, prévisible et économiquement maîtrisée.

Sanjco propose une approche claire, avec un coût fixe par utilisateur. Vous gardez ainsi une meilleure visibilité budgétaire et pouvez déployer l’IA progressivement selon vos priorités.

Nos solutions sont pensées pour être :

• fiables dans le temps ;

• robustes en exploitation ;

• adaptées aux environnements professionnels ;

• compatibles avec les exigences de confidentialité ;

• simples à piloter ;

• évolutives selon vos besoins.

Pourquoi choisir Sanjco pour votre IA M-Files ?

Sanjco accompagne les entreprises dans la mise en place de solutions numériques utiles, concrètes et sécurisées. Notre valeur ajoutée repose sur notre capacité à relier les besoins métier, la gestion documentaire M-Files et les possibilités offertes par l’intelligence artificielle.

Avec Sanjco, vous bénéficiez d’une solution IA :

• privée ;

• hébergée en Suisse ;

• conforme aux exigences locales ;

• connectée à vos documents M-Files ;

• capable de rechercher dans les métadonnées et dans le contenu ;

• respectueuse des droits d’accès ;

• orientée gains de temps et efficacité opérationnelle ;

• déployée progressivement sur des cas d’usage concrets.